< terug naar de blogs

De laatste vergaderingen van het jaar nog organiseren? Maak deze vijf fouten niet!

Door: Thijs Peters, Sales Manager van Postillion Hotels Nederland

Moet je voor het einde van het jaar nog een belangrijke meeting organiseren? Zorg dat je deze fouten niet maakt!

We weten het allemaal: de laatste maanden van het jaar zijn altijd de drukste. Budgetten voor volgend jaar moeten nog aangepast worden, zo ongeveer elk project nadert zijn deadline en de losse eindjes die nog opgepakt moeten worden zijn op drie handen niet te tellen. Oh ja, en dan moeten we tussendoor ook nog even die ene vergadering inplannen, die al tijden op de rol staat en stiekem toch best belangrijk is.  Zorg daarbij dat je onderstaande fouten niet maakt!

1. De verkeerde locatie kiezen

Of je de vergadering nou intern of extern organiseert, de locatie van je vergadering bepaalt voor een groot deel het succes.  Het is natuurlijk niet altijd nodig om je vergadering buiten de deur te houden, maar ook voor interne bijeenkomsten geldt: Doe geen concessies aan het vinden van de juiste ruimte. Is alleen de drukke bedrijfskantine nog vrij? Niet doen. Je kunt nog beter de directeur verzoeken plaats te maken zodat je zijn kantoor kunt gebruiken ( het gaat immers om ROI toch? Heeft-ie vast begrip voor).  Indien je wel besluit de vergadering extern te organiseren, kies dan voor een locatie die bijdraagt aan het succes van je meeting. Ga niet voor pittoresk maar bewerkelijk als je basic en snel moet hebben om je vergaderdoel te bereiken.

2. Het doel niet helder communiceren

Gebruik bij je Outlook-uitnodiging geen onderwerpen als: “Lopende zaken afhandelen”, “Koffiemomentje” of “Einde-jaar-meeting”, het haalt niks uit.  Zorg dat je bij de aankondiging de urgentie van de meeting al duidelijk maakt. Dat betekent niet dat je de hele onderwerp-regel vol met uitroeptekens moet gaan plaatsen of je CAPS LOCK aan moet zetten. Een simpele omschrijving die de kern van het onderwerp goed weergeeft werkt het beste.  Wees in je mail verder kort over het doel: wat wil je aan het einde van je meeting bereikt hebben? Een agenda meesturen is natuurlijk een no-brainer.

3. Een slechte voorzitter kiezen

De keuze voor de verkeerde voorzitter is vaak funest voor meetings waar enige druk op staat. Zorg dat de voorzitter weet wat er speelt. Een deelnemer die een zeer sterke mening heeft over de te bespreken onderwerpen en die zijn mening ook graag ventileert is wellicht niet de aangewezen persoon om de vergadering te leiden. Kies een voorzitter bij wie je zeker weet dat elke mening gehoord wordt zonder dat de voortgang van de meeting in gevaar komt.

4. Je voeding niet afstemmen op de vergadering

Met Kerst en Sinterklaas in aantocht is het een uitdaging, maar als je die losse eindjes echt af wil handelen blijf je af van de pepernoten, taai-taaipoppen en kerstkransjes. Ik heb het al vaker gezegd ( en heb het natuurlijk ook niet zelf verzonnen), maar snelle suikers zijn funest voor je concentratie. Food has to feed the brain!

5. Te lang doorgaan

Houd de vaart er in. Hoe langer de vergadering duurt, hoe minder besluitvaardig je deelnemers worden. Begin op tijd, herinner de deelnemers aan de tijdspanne waarbinnen het klaar moet zijn en aan de slag!  Indien je je aan punten een tot en met vier weet te houden moet het bereiken van je doelen binnen de gestelde tijd  geen enkel probleem zijn! Heel veel succes weer!
 

< vorige blog

Win een ‘Dance Break by Kenzo Alvares’

volgende blog >

4 tips om beter te luisteren tijdens je vergadering!