< terug naar de blogs

Hoe ben je de beste voorzitter van je meeting of vergadering?

21 mrt 2018

Door: Thijs Peters, Sales Manager van Postillion Hotels Nederland.

Voorzitter zijn van een vergadering is niet gemakkelijk. De tijden waarin een voorzitter driftig met zijn hamer op tafel mocht slaan om zo een einde te maken aan een beginnende Poolse Landdag zijn voorbij. Bij veruit de meeste vergaderingen ben je als voorzitter ook gewoon deelnemer, en sta je niet boven de partijen. Je mag alles in goede banen leiden maar wilt natuurlijk ook je zegje doen als deelnemer. Hoe ga je dat doen? Volg onderstaande tips en word een voorzitter die geen hamer nodig heeft! Alle gelegenheid om je zegje te doen!

1. Motiveer!

Laten we eerlijk wezen: Een vergadering bijwonen kan een behoorlijk suffe ervaring zijn. Einde dag, koffie helpt al lang niet meer, de interesse daalt naar het nulpunt en voordat je het weet zit de helft van je deelnemers een beetje in het luchtledige te staren of nog erger; te appen, Candy Crushen of Wordfeuden.  Voorkom het!  Begin niet zomaar plompverloren met het eerste agendapunt. Benoem het mogelijke gebrek aan energie, toon er begrip voor maar geef tegelijkertijd het belang van de meeting aan.  Spreek mensen persoonlijk aan wanneer ze lijken af te haken. Niet vermanend maar vrolijk en enthousiasmerend.

2. Houd tempo

Een agenda met een aantal minuten dat aan elk onderwerp besteed wordt is een bekend fenomeen. Dat dit telkens overschreden wordt is een nog veel bekender verschijnsel. Zorg dat je tempo houdt in je vergadering. Als een deelnemer gaat herhalen wat een ander al gezegd heeft, gewoon om het idee te geven dat hij ook wat bij te dragen heeft, kap hem dan vriendelijk maar resoluut af ( “Fijn dat je dit punt nog eens beklemtoond Henk, dank”. En door). Er is natuurlijk wel een verschil tussen tempo houden en opjagen. Dus geen zinnen gaan afmaken om eerder klaar te zijn, dat gaat nogal ten koste van punt 1.

3. Vat samen

Zeker wanneer mensen in herhaling dreigen te vallen is het belangrijk dat je een moment pakt om hun mening samen te vatten. Het is een kunst om dat zo kort en bondig mogelijk te doen, zonder de nuance van hun bijdrage te missen. Als elke deelnemer (inclusief jijzelf!) zijn zegje heeft gedaan over een bepaald punt, vat de verschillende meningen dan samen voordat je over gaat tot het gezamenlijk nemen van een besluit.  Doe je dit niet dan loop je het risico dat deelnemers het hele punt opnieuw gaan behandelen, of nog erger: na de vergadering gaan klagen dat er niet goed naar ze geluisterd is en vervolgens het besluit niet respecteren.

4. Evalueer in 5 minuten

En geef aan dat het echt maar 5 minuten mag duren om te  voorkomen dat je in een vergadering over de vergadering terechtkomt. Vraag deelnemers om positief kritisch te zijn over het proces en de vorm van de vergadering, zonder weer op de inhoud in te gaan. Wanneer de participatie van een van de deelnemers duidelijk achter is gebleven, dan mag dat aangestipt worden (“Henk, buiten dat ene punt dat je twee keer maakte, heb ik je doorgaans zo sprankelende persoonlijkheid een beetje gemist vandaag.”).  Sluit af met een compliment aan de hele groep, ook wanneer de vergadering niet helemaal goed verlopen is. Je mag immers nog vaker met deze mensen aan de vergadertafel doorbrengen.


Je hebt geen hamer nodig, succes!

Geïnteresseerd in andere tips van Thijs? Lees dan: 4 tips om beter te luisteren tijdens je vergadering!

< vorige blog

Postillion Hotel Utrecht Bunnik ontvangt de beste recensie van het jaar!

volgende blog >

IMEX2018: How Holland takes a stand