< terug naar de blogs

5 W’s en 1 H: tips voor de toepassing in eventmanagement.

12 okt 2017

Door: Bianca van Ham - Manager Beurzen van Postillion Hotels Nederland

5 W’s en 1 H: tips om wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe toe te passen in eventmanagement.

Ik heb een haat-liefde verhouding met de communicatie W’s en H. Het begon in mijn studietijd. Platgedrukt tegen de deur van lijnbus 12 ben ik vanaf Utrecht Centraal op weg naar mijn opleiding Communicatiemanagement. Met stip het meest uitdagende en smerige  onderdeel van de dag in mijn leven als student... de busrit naar de Hogeschool van Utrecht.  Nog net je lijf in de bus wurmen, in de hoop dat als de deuren sluiten je niet toevallig een ledemaat mist, of nog erger… je tas. In de geur van zwetende oksels en ruikende knoflookluchtjes probeer ik me vluchtig voor de geest te halen waar mijn college straks over gaat. Oh ja, de 5 W’s en die ene H… ik twijfel of ik niet gewoon de volgende halte uit deze overvolle bus moet springen want het onderwerp over die W’s en H beheers ik inmiddels wel.

De antwoorden
Nu 15 jaar later en meer dan 500 evenementen verder denk ik nog wel eens terug aan die colleges. Want ook al werd ik er mee doodgegooid en vond ik het enorm irritant, nu loop ik bij het opzetten van een evenement nog iedere keer braaf in mijn hoofd de stappen na. Het antwoord op de 5 W’s en 1 H is onmisbaar in de journalistiek, maar ook in eventmanagement. En zelfs de volgorde, hoe de collegedocenten destijds dit rijtje in mijn hoofd hebben gestampt is belangrijk. Ik beantwoord dus voor elk evenement de vragen :Wie? Wat? Waar? Wanneer? Waarom? Hoe?

De situatie helder krijgen
Deze methode kan je helpen om een situatie helder in beeld te krijgen. Een evenement organiseren begint bij mij met een grof idee dat ontstaat in de kroeg , gedurende het koken of tijdens het horen van een inspirerende lezing. Om mijn daadwerkelijke doel en de oplossing in kaart te brengen is het doorlopen van de bekende stappen mijn kader.
Wie is mijn doelgroep?
Wat wil ik mijn doelgroep brengen?
Waar wil ik mijn evenement laten plaatsvinden?
Wanneer is het meest geschikte moment om mijn evenement te organiseren?
Waarom organiseer ik het eigenlijk?
Hoe ga ik dit aanpakken?

Begin op tijd met de ‘waar’
Loop de W’s en H in volgorde af. Wel heb ik een belangrijke les geleerd: het tijdig (optioneel) vastzetten van je locatie is essentieel. Je bent er vrij snel achter voor wie je een event wilt organiseren en wat voor event dat precies moet zijn. Ik heb deze fout zelf ook gemaakt; eerst mijn volledige plan in kaart brengen en vervolgens pas op zoek gaan naar een geschikte locatie. Jammer, toevallig viel de datum van mijn keuze precies wanneer de zomerfeestjes als bosjes uit de lucht kwamen vallen. Geen locatie te vinden die ik nu juist zo goed vond passen bij mijn doelgroep en het thema van mijn evenement. Zeg maar dag tegen je Hawaï feestje aan het strand. Bij onze convention centers van Postillion lopen we er ook regelmatig tegenaan, opdrachtgevers die de meest fantastische Masterclasses hebben geregeld, alleen vergeten zijn de zalen op tijd uit te vragen.

Neem de tijd voor de ‘hoe’
Zodra je locatie veilig is neem je de tijd om de diepte in te gaan, het zogenaamde bestaansrecht van je event, de waarom? Als je de waarom-vraag niet direct kunt beantwoorden, neem dan extra tijd om je concept verder uit te werken. De h komt niet voor niets als laatste in het rijtje. Hoe ga ik mijn doelgroep proberen te bereiken en in beweging laten komen? Hoe ga ik mijn doelgroep prikkelen? Voor het antwoord op deze laatste vraag heb je gedurende het traject nog even de tijd om over na te denken.

Hanteer jij ook nog dagelijks de W’s en H in je werk binnen de eventmanagementbranche of is deze theorie iets weggezakt? Misschien is een W & H reünie wel een leuk evenement voor alle eventprofessionals in onze branche. Neem gerust contact op met mij voor koffie als je over W’s en H wilt sparren. Of probeer die buslijn 12 eens. Neem dan wel een mondkapje mee, of een dikke sjaal.

 

< vorige blog

5 tips om de herfstdip uit je vergadering te houden!

volgende blog >

Postillion Hotels Nederland steunt Dance4Life