Reserveringsvoorwaarden 

Download PDF

Artikel 1: Definities

1.1    Locatie
De aanbieder, in dit geval Postillion Hotels B.V. en/of aan haar gelieerde rechtspersonen te weten Postillion Hotel Amersfoort Veluwemeer, Postillion Hotel Arnhem, Postillion Hotel Deventer, Postillion Hotel Dordrecht, Postillion Hotel Utrecht Bunnik, Postillion Convention Centre WTC Rotterdam, Postillion Hotel Amsterdam en Postillion Convention Centre Amsterdam, die vergader- of congresaccommodatie en/of bijkomende diensten en/of hotel kamers (10 of meer) ter beschikking stelt, hierna te noemen: “LOCATIE”
1.2    Opdrachtgever
De (rechts)persoon die met LOCATIE een overeenkomst heeft gesloten ten aanzien van vergader- of congresaccommodatie en/ of bijkomende diensten en/of hotel kamers (10 of meer), hierna te noemen: “OPDRACHTGEVER”
1.3    Reserveringswaarde 
Is de vooraf bepaalde totale som van de vergoedingen voor het ter beschikking stellen van vergader- of congresaccommodatie en/of de te leveren diensten, inclusief de bij derden af te nemen producten en/of diensten, en/of ter beschikking te stellen hotel kamers (10 of meer).
1.4    Partnershipovereenkomst
Een Partnershipovereenkomst is een raamovereenkomst voor een bepaalde periode tussen LOCATIE en OPDRACHTGEVER waaronder alle door hen te sluiten individuele (deel)overeenkomsten vallen en op welke individuele overeenkomsten de bepalingen van de partnership overeenkomst steeds van toepassing zijn.
1.5    Belastingen
In de offerte en/of overeenkomst wordt weergegeven of prijzen in- of exclusief BTW zijn. Als mede wordt de verblijfsbelasting, indien van toepassing, specifiek genoemd. Er kunnen geen rechten ontleend worden aan de op deze offerte en/of overeenkomst gemaakte kwalificatie of de berekende btw al dan niet verrekenbaar is.
1.6    Reserveringsvoorwaarden
    Met de Reserveringsvoorwaarden wordt bedoeld: deze voorwaarden.

Artikel 2: Toepasselijkheid
2.1    Reserveringsvoorwaarden
Deze Reserveringsvoorwaarden zijn van toepassing op alle Partnershipovereenkomsten en (deel)overeenkomsten gesloten tussen LOCATIE en OPDRACHTGEVER, met betrekking tot het ter beschikking stellen van vergader- of congresaccommodatie en/of de te leveren diensten, inclusief de bij derden af te nemen producten en/ of diensten, en/of ter beschikking stellen hotel kamers (10 of meer).
2.2    Partnershipvoorwaarden
Indien de specifieke partnershipvoorwaarden zoals vastgelegd in de Partnershipovereenkomst, voorzover van toepassing,, op enig punt afwijken van de Reserveringsvoorwaarden, zullen de specifieke partnershipvoorwaarden van toepassing zijn.
2.3    Uitsluiting
De toepasselijkheid van algemene voorwaarden of andere voorwaarden van OPDRACHTGEVER wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen en uitgesloten, tenzij LOCATIE in de desbetreffende overeenkomst schriftelijk met (delen van) deze laatstbedoelde voorwaarden uitdrukkelijk akkoord gaat.
2.4.    Optietermijn
LOCATIE kan aan OPDRACHTGEVER gedurende een door LOCATIE te bepalen periode (hierna te noemen: “Optietermijn”), de mogelijkheid verlenen de reservering van de vergader- of congresaccommodatie en/ of bijkomende diensten en/of hotel kamers (10 of meer) in te trekken, zonder dat daaraan voor OPDRACHTGEVER kosten zijn verbonden. 
2.5.     Verkorten Optietermijn
LOCATIE mag de (resterende) optietermijn door mededeling aan OPDRACHTGEVER verkorten tot 24 uur. In alle gevallen mag LOCATIE de Optietermijn direct beëindigen in welk geval geen overeenkomst tot stand komt. In dat laatste geval zal LOCATIE dit doen onder gelijktijdige aanbieding van een vergelijkbare vergader- of congresaccommodatie en/ of bijkomende diensten en/of hotel kamers (10 of meer), waarbij de oorspronkelijke Optietermijn, althans het deel wat daar nog van resteerde, zal worden aangeboden en gehanteerd.

Artikel 3: Totstandkoming overeenkomst
3.1    Overeenkomst
Een overeenkomst, hoe ook genaamd, komt pas tot stand na uitdrukkelijke aanvaarding door LOCATIE. Deze uitdrukkelijke aanvaarding blijkt uit een schriftelijke bevestiging van LOCATIE, dan wel uit het feit dat zij binnen 14 dagen uitvoering geeft aan de overeenkomst. De verplichtingen van LOCATIE gaan nooit verder dan deze door haar schriftelijk zijn bevestigd.
3.3    (Deel)overeenkomst
Een overeenkomst tussen LOCATIE en OPDRACHTGEVER kan in delen tot stand komen. In de (deel)overeenkomst worden de rechten en verplichtingen van partijen vastgelegd. De (deel)overeenkomst komt tot stand doordat hetgeen tussen partijen is overeengekomen door LOCATIE schriftelijk wordt bevestigd en aan OPDRACHTGEVER wordt toegezonden. In het geval de bijkomende diensten in een bijlage worden beschreven, wordt de bijlage geacht – indien deze later wordt verzonden, vanaf dat moment – deel uit te maken van de overeenkomst.
3.4    Wijzigingen en aanpassingen
Wijzigingen in of aanvullingen op de inhoud van de overeenkomst met inbegrip van de daarop toepasselijke algemene voorwaarden zijn slechts dan van kracht, indien zij schriftelijk tussen LOCATIE en OPDRACHTGEVER zijn vastgelegd en overeengekomen.
3.5    Exposanten en andere deelnemers
Het in deze reserveringsvoorwaarden bepaalde geldt, indien en voor zover van toepassing, voor exposanten en andere deelnemers van OPDRACHTGEVER. OPDRACHTGEVER is gehouden de relevante bepalingen van deze voorwaarden schriftelijk ter kennis van zijn exposanten te stellen en van toepassing te verklaren. OPDRACHTGEVER blijft jegens LOCATIE te allen tijde geheel zelf verantwoordelijk en daarnaast (hoofdelijk) aansprakelijk voor de (deugdelijke) naleving van deze voorwaarden door exposanten en andere deelnemers. OPDRACHTGEVER vrijwaart LOCATIE voor alle aanspraken van derden voortvloeiende uit de schending van de overeenkomst en/of deze voorwaarden door OPDRACHTGEVER, exposanten en andere deelnemers.

Artikel 4: Betalingen
4.1    Reserveringen met een reserveringswaarde onder de €1.000,00 (duizend euro) dienen direct bij de LOCATIE te worden voldaan.
4.2    Aanbetaling
LOCATIE kan een vooruitbetaling op de Reserveringswaarde verlangen. Betaling dienen dan volgens volgend schema te geschieden:
    na het sluiten van een overeenkomst dient OPDRACHTGEVER 10 % van de Reserveringswaarde te betalen 
    uiterlijk zes weken voor aanvang van de afname dient OPDRACHTGEVER 50 % van de Reserveringswaarde te hebben betaald.
    uiterlijk twee weken voor aanvang van de afname dient OPDRACHTGEVER 100% van de Reserveringswaarde te hebben betaald.
    Afwijkende van de hiervoor genoemde termijnen kunnen ook worden gehanteerd.
4.3    Betaaltermijn(en)
Betaling van de Reserveringswaarde, vermeerderd met overige gemaakte kosten, dient te geschieden binnen de overeengekomen termijn(en). Indien geen termijn(en) zijn overeengekomen dient uiterlijk binnen 14 (veertien) dagen na factuurdatum betaald te zijn.
4.4    In gebreke blijven
Bij het niet nakomen van het aanbetalingsschema is LOCATIE gerechtigd de overeenkomst per direct naar haar keuze op te schorten dan wel op te zeggen en OPDRACHTGEVER de toegang tot de vergader- of congresaccommodatie en/of bijkomende diensten en/of hotel kamers te ontzeggen. Ingeval de overeenkomst door LOCATIE wordt opgezegd is OPDRACHTGEVER overeenkomstig de annuleringsbepalingen zoals hieronder opgenomen aan LOCATIE annuleringskosten verschuldigd. 
Bij overschrijding van enige betalingstermijn is de OPDRACHTGEVER aan LOCATIE zonder nadere ingebrekestelling een rente verschuldigd van 2% per maand over het verschuldigde bedrag met een minimum van €113,45 per kalendermaand of een gedeelte daarvan. Alle door LOCATIE te maken gerechtelijke- of buitenrechtelijke incassokosten komen tevens voor rekening van de opdrachtgever, Zulks met een minimum van 15% van het openstaande bedrag..

Artikel 5: Annuleringen en/of wijzigingen
5.1    Annuleringen
OPDRACHTGEVER heeft het recht de overeenkomst op te zeggen (annuleren). Geheel of gedeeltelijke annulering (waaronder maar niet uitsluitend begrepen een wijziging van aantallen) van de overeenkomst door OPDRACHTGEVER dient schriftelijk te geschieden. Voor de vaststelling van de annuleringskosten wordt uitgegaan van de datum van de ontvangst van schriftelijke bevestiging door LOCATIE. OPDRACHTGEVER is aan de LOCATIE verschuldigd bij opzegging van:
a.    meer dan 90 dagen vóór de afname datum         geen kosten 
b.    61 tot 90 dagen vóór de afname datum         25% van de Reserveringswaarde.
c.    31  tot 60 dagen vóór de afname datum        50% van de Reserveringswaarde. 
d.    15 tot 30 dagen vóór de afname datum            75% van de Reserveringswaarde
d.    14  tot  0 dagen vóór de afname datum         100% van de Reserveringswaarde.
OPDRACHTGEVER heeft recht tot 24 uren vóór de afname datum en tijdstip (de aanvang daarvan) 2% van het deelnemersaantal kosteloos te annuleren
5.2    Kosten voor derden
Indien OPDRACHTGEVER een overeenkomst geheel of gedeeltelijk annuleert is OPDRACHTGEVER, indien door LOCATIE voor de uitvoering van de overeenkomst personeel, diensten of goederen in opdracht van de OPDRACHTGEVER van derden worden betrokken danwel tijdelijk personeel in dienst is genomen, naast het verschuldigde uit annuleringen gehouden de annuleringskosten c.q. schadeloosstelling of andere bedragen (zoals loon) te voldoen, welke de LOCATIE aan deze derden verschuldigd zal zijn.

Artikel 6: Overmacht
6.1     Onder overmacht aan de zijde van de LOCATIE wordt in de overeenkomst, deze reserveringsvoorwaarden en alle overige hier aan verbonden of uit voortvloeiende overeenkomsten verstaan elke van de wil van LOCATIE onafhankelijke omstandigheid -ook al was deze ten tijde van totstandkoming van de overeenkomst reeds te voorzien- die nakoming van de overeenkomst blijvend of tijdelijk verhindert, daaronder begrepen, maar niet uitsluitend, oorlog, oorlogsgevaar, burgeroorlog, oproer, werkstaking, brand en andere ernstige storingen in het bedrijf van LOCATIE, alsmede de onmogelijkheid van nakoming van de overeenkomst als gevolg van tekortkomingen van de door de LOCATIE ter uitvoering van de overeenkomst ingeschakelde personen en/of zaken. In geval van verhindering van uitvoering van de overeenkomst ten gevolge van overmacht is LOCATIE gerechtigd om zonder rechterlijke tussenkomst hetzij de uitvoering van der overeenkomst op te schorten, hetzij de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat zij tot enige schadevergoeding gehouden zal zijn.
6.2    OPDRACHTGEVER zal zich in ieder geval niet op overmacht aan zijn zijde kunnen beroepen in het geval (een) belangrijke spreker(s), trainers en/of 
dagvoorzitters niet verschijn(en)t, de bezoekers- of deelnemersaantallen sterk tegenvallen, benodigde vergunningen niet worden verkregen of vergelijkbare omstandigheden. OPDRACHTGEVER dient zelf zorg te dragen voor verzekeringen die dergelijke risico’s dekken.

Artikel 7: tijdens afname van de overeenkomst
7.1    Apparatuur e.d.
Indien OPDRACHTGEVER in het kader van de overeenkomst gebruik wenst te maken van bijvoorbeeld audiovisuele apparatuur, stands, verlichting, decoratie en decorstukken, computers, bekabeling etc. (hierna “apparatuur”) zullen deze voor zover mogelijk en tenzij anders overeengekomen door LOCATIE ter beschikking gesteld en bediend worden. Zij zullen als bijkomende dienst worden aangemerkt en in de overeenkomst worden opgenomen. Het meebrengen van eigen apparatuur dan wel apparatuur van derden, alsmede het zelf bedienen dan wel door derden laten bedienen van apparatuur behoeft de uitdrukkelijke en schriftelijk vastgelegde toestemming van LOCATIE bij gebreke waarvan dit niet is toegestaan. Behoudens opzet of grove schuld, is LOCATIE niet aansprakelijk voor schade voortvloeiende uit hoofde van de (niet) werking en/of het gebruik en/of de bediening van door hem ter beschikking gestelde en door of namens hem bediende apparatuur. LOCATIE is in het geheel niet aansprakelijk voor schade voortvloeiende uit het gebruik en/of de bediening van niet door hem zelf ter beschikking gestelde apparatuur.
7.2    Verhuur andere ruimte
LOCATIE heeft het recht aan OPDRACHTGEVER een vergelijkbare andere vergader- of congresruimte ter beschikking te stellen dan volgens de overeenkomst zou moeten geschieden.
7.3    Catering
OPDRACHTGEVER is verplicht (diensten ter zake van) spijzen en dranken (catering) af te nemen van LOCATIE, danwel van een door LOCATIE aan te wijzen derde. Elke andere vorm van catering behoeft de uitdrukkelijke en schriftelijke vastgelegde toestemming van LOCATIE.
7.4    Onderverhuur
Het is OPDRACHTGEVER niet toegestaan (enig deel van het) gehuurde onder of door te verhuren aan een derde of voor een ander doel te gebruiken dan vooraf bekend was gemaakt aan de LOCATIE.
7.5    Vergunningen
Alle aan de overeenkomst/bijeenkomst gerelateerde vergunningen dienen door OPDRACHTGEVER te worden aangevraagd, verkregen en overgelegd. OPDRACHTGEVER draagt de kosten voor de aanvraag en/ of het behouden van de vergunningen. OPDRACHTGEVER vrijwaart LOCATIE van aanspraken van derden.
7.6    Uitvoeringsrechten
OPDRACHTGEVER draagt zelf zorg voor het verkrijgen van uitvoeringsrechten en voor het afdragen van daaraan verbonden en alle daarmee verband houdende kosten. OPDRACHTGEVER vrijwaart LOCATIE van aanspraken van derden.
7.7    Huurtijd
LOCATIE heeft het recht het gehuurde te ontruimen wanneer de huurtijd is verstreken.
 
7.8    Zaalopstelling
De gehuurde vergader- of congresaccommodatie zal worden opgeleverd in gewenste opstelling zoals in de overeenkomst is vastgelegd. Inbegrepen zit één ombouw van opstelling per dag. Meerdere en volgende ombouw momenten zullen worden aangemerkt als bijkomende dienst en brengen additionele kosten met zich mee.
7.9    Toegang 
LOCATIE heeft te allen tijde het recht individuele personen toegang te weigeren.
7.10    Nooduitgang
Nooduitgangen, noodverlichting, brandblusapparatuur en brandalarmen mogen niet worden geblokkeerd, aan het zicht worden onttrokken of worden weggenomen.
7.11    Algemene aanwijzingsbevoegdheid 
OPDRACHTGEVER is in het algemeen verplicht de aanwijzingen van (personeel van) LOCATIE met betrekking tot het gebruik van het gehuurde op te volgen.
7.12    Wijzigingen aan het gehuurde
6.11.1 Het is OPDRACHTGEVER niet toegestaan om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van LOCATIE wijzigingen aan het gehuurde dan wel in enige andere ruimte van LOCATIE aan te brengen, grote en/ of zware voorwerpen aan te brengen of versierselen, borden of posters op te hangen. De kosten verbonden aan het ophangen en weghalen van de voorwerpen worden gedragen door OPDRACHTGEVER.
6.11.2 OPDRACHTGEVER is verplicht op eigen kosten de meegebrachte voorwerpen te verwijderen en de gebruikte zalen en foyers in oorspronkelijke staat terug te brengen.
7.13    Hinder of overlast
OPDRACHTGEVER mag bij het gebruik van vergader- of congresaccommodatie en/of bijkomende diensten en/of hotelkamers geen hinder of overlast aan LOCATIE of derden veroorzaken. OPDRACHTGEVER draagt er zorg voor dat vanwege hem aanwezige derden dit evenmin doen.

Artikel 8: Aansprakelijkheid
8.1    LOCATIE is niet aansprakelijk voor schade en/ of verliezen die OPDRACHTGEVER of derden mochten lijden in verband met of als gevolg van de niet, niet-tijdige of niet-behoorlijke uitvoering van de overeenkomst. Deze beperking geldt niet indien de schade is te wijten aan opzet of grove schuld van LOCATIE of haar leidinggevende ondergeschikten. 
8.2.    OPDRACHTGEVER vrijwaart LOCATIE tegen alle aanspraken van derden die met de overeenkomst samenhangen.
8.3.     OPDRACHTGEVER zal LOCATIE volledig schadeloosstellen voor alle schade aan zaken en personen, die voor LOCATIE, het personeel van LOCATIE of haar uitvoerders mocht ontstaan uit of ten gevolge van handelingen van de zijde van OPDRACHTGEVER, diens personeel, bezoekers van de accommodatie of deelnemers aan het aldaar georganiseerde of van andere personen ten behoeve van wie OPDRACHTGEVER de overeenkomst met LOCATIE heeft afgesloten.
8.4    OPDRACHTGEVER vrijwaart LOCATIE tegen aanspraken van derden ter zake van inbreuk op auteursrechten en/ of industriële eigendomsrechten ten gevolge van door LOCATIE ten behoeve van OPDRACHTGEVER te verrichten diensten.
8.5    LOCATIE is niet aansprakelijk voor vermissing van goederen van OPDRACHTGEVER of van goederen die namens OPDRACHTGEVER door derden zijn geleverd.

Artikel 9: geheimhoudingsplicht
OPDRACHTGEVER is gebonden aan geheimhouding van de inhoud betreffende deze, andere overeenkomsten tussen OPDRACHTGEVER en LOCATIE en alles wat daarmee verband houdt. Het is OPDRACHTGEVER verboden, hetzij gedurende de samenwerking, hetzij na het einde daarvan, op enigerlei wijze aan derden direct of indirect, in welke vorm of in welke voeger ook, de inhoud van deze overeenkomst of andere overeenkomsten tussen OPDRACHTGEVER en LOCATIE te delen of mededelingen over te doen.

Artikel 10: Toepasselijk recht en geschillen
Op iedere overeenkomst tussen de LOCATIE en de OPDRACHTGEVER is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen, voortvloeiende of verband houdende met de overeenkomst waarop deze voorwaarden van toepassing zijn of de betreffende voorwaarden zelf en haar uitleg of uitvoering, zowel van feitelijke als juridische aard, die tussen partijen mochten ontstaan, zullen uitsluitend worden beslecht door de bevoegde burgerlijke rechter van de rechtbank Amsterdam. Zulks behoudens voor zover dwingende regels van relatieve competentie aan deze keuze in de weg zouden staan.